Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Für viele KMU stellt die mit der Buchführungspflicht verbundene Aufbewahrungspflicht eine grössere Herausforderung dar. Diese erfordert hinsichtlich ihres Umfanges und ihrer Dauer mitunter die Verfügbarkeit ausreichender und geeigneter Räumlichkeiten zur Archivierung.
Vor diesem Hintergrund gewinnt die elektronische Aufbewahrung zunehmend an Bedeutung. Die nachfolgenden Ausführungen geben einen Überblick darüber, was bei dieser Form der Aufbewahrung beachtet werden muss.
Gegenstand der Aufbewahrung
- Geschäftsbücher
• Hauptbuch
(Kontenaufstellung, Journal)
• Hilfsbücher (Lohn, Debitoren, Kreditoren, Inventar)
• Geschäftsbericht und Jahresrechnung
(Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang)
- Buchungsbelege
- Revisionsbericht
Dauer der Aufbewahrung
Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Zu beachten sind aber auch andere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, namentlich steuer-rechtliche (z.B. 20-jährige Aufbewahrungspflicht im Zusammenhang mit dem Mehrwertsteuergesetz) oder solche, die sich als Konsequenz von Verjährungsfristen ergeben (z.B. 15-jährige Veranlagungs- und Nachsteuerverjährung bei der direkten Bundessteuer oder 25-jährige Frist bei Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken).
Form der Aufbewahrung
Während der Geschäftsbericht, die Jahresrechnung und der Revisionsbericht schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden müssen, können die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege entweder auf Papier oder elektronisch aufbewahrt werden. Die elektronische Aufbewahrung setzt voraus, dass die entsprechenden Daten jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Zudem müssen folgende Grundsätze beachtet werden:
Allgemeine Sorgfaltspflicht
Die Daten müssen sorgfältig und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufbewahrt werden.
Unverfälschbarkeit
Die Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Dementsprechend dürfen nur unveränderbare Bild- oder Datenträger oder aber veränderbare Informationsträger verwendet werden, sofern geeignete technische Verfahren die Integrität der gespeicherten Informationen sowie die Nachweisbarkeit des Speicherungszeitpunktes gewährleisten.
Dokumentation
Die Geschäftsvorfälle sind eindeutig und systematisch geordnet und in Konten mit Hinweis auf den zugrunde liegenden Beleg zu verbuchen, so dass die Bücher für einen sachverständigen Dritten verständlich sind.
Verfügbarkeit
Die Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person eingesehen und geprüft werden können. Auf die archivierten Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können.
Organisation / Archiv
Archivierte sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und
vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen, wobei auch diese Aufzeichnungen aufzubewahren sind.
Die Revimag Treuhand AG nimmt dieses Jahr die Umstellung auf eine digitale Aufbewahrung in Angriff. Für Fragen im Zusammenhang mit dem elektronischen Aufbewahrungskonzept und dessen konkreter Umsetzung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
